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" W4 _( c$ H8 }' p$ t' y 一.总则
* y! B$ r6 h, O6 Q* |+ G& } 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 / E/ x1 Q( Q% ?6 X( X3 {
本办法适用于全公司各部门。 2 j0 _+ V. d: n9 V
二.对外接待范围
7 ` X$ p6 ?* q' r" ` 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
2 m, K- j6 f+ z( ?8 m& f! E 接待的对象分为内宾和外宾。 6 j4 q! C, u% A$ Q7 x% b
三.对外接待部门
: z# y# l- y, ~! A2 b 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 " U C5 {* M! w) I, y) Y
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 6 Q: m& q ~2 m7 ^' m3 Z* p5 W. @
四.对外接待原则
& V# @! ~3 @5 P7 I. v! f. a" b$ q" E 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* n/ o6 n, V! l: }8 e 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
* p |. c" \4 |! x. [ k" E4 n 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
* w* a/ O, m: Y/ m; A: l% ~ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 . ^6 o; f# h: x, _: [$ b2 Z
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 6 b/ i) s' E3 O/ R: x! ~; H" x
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
# y f/ n* v/ w* C. p, ^' f7 i 五.接待规格的确定。 , q P/ n+ P9 q8 t0 C! i$ Q
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
3 k8 V' g, o3 ? 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 " c: i" d. K1 ?$ o/ N% i
六.接待礼仪
3 O) z, S$ }0 m6 N% B 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
1 r! F9 `$ X$ q 2.接待：主动起迎，问明来意。 % {3 B; R4 n5 [9 m! V1 v
3.安排交谈地点： ! l! G" D/ f# x. ^5 m9 B: v
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； - E6 {4 n" i* {
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ) T/ g9 s! I1 g o9 j0 |
⑶切忌让客人久候而无人问津。 ) R7 K% d+ h8 L; O) A8 ^: T2 h
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ! [- ~1 j( \" F4 }% w- E) b% r
七.引见。 $ v" Z% \" |9 f6 a8 H
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 , c# L0 ^6 |( s$ K) @6 M3 J
引见顺序；
7 t* i0 V% e! q; W# f8 h ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 0 D) E; ?/ l3 i u2 ]
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
6 D0 a2 @0 T- F1 Z ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
, l) w9 m3 c6 x7 Y, U- Z/ A ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
" @" y5 V0 H8 @ 八.行路。
7 Q' }$ [. h# Y' Q) r. f" j8 | 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
~% \( \, r. t/ v$ x% d J k 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； " K! F, ^1 _+ y2 v. R. ~1 b+ N
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
& w, z# ?' I2 c 九.其他。 9 {1 B" F; ?5 l/ ]
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
, J% {& P& a {7 f 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
) i4 j8 D' h- o) _- i- M' Q 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 7 R, I' w* q6 d6 I: K
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 & y5 A% |$ M2 E# D) e1 Z
㈠接待内宾。 6 n6 J8 J& K' L6 Q) \
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
$ C) q2 f7 A) K9 u. {& M 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
- k9 T2 s) {) n* Q 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
7 _9 i+ `% H F" B/ N" t5 Y 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 & m/ `& a0 B7 O0 ]5 l
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 6 h& S5 ~3 f" H a- |
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
! }. i# ~% t* o4 `: c0 f5 C 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
) j2 l1 U L$ J+ r! G$ R0 p 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
; Z1 U- e& S! }" o9 K ㈡接待来宾。
/ O- A6 [+ K5 A: a' k 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
6 o$ ]6 L( Z: Q 迎送。
- |+ \/ \! \( a8 H2 u 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
0 k" ]: o" Q4 |6 |, g5 [ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
7 n+ `! V* N; _$ ^ 会见会谈。 ( C0 z. R2 o( W, v
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 3 ] ?1 _+ V0 M; r4 U- C; Q) i
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 2 {" l$ |* B! o! @" x
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
: s$ q$ B4 u7 c6 _8 |- y 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
! C5 `. z( g% e7 C4 }) P 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
# b& g! e( q4 I 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 4 C) P, ~6 j: Q" ?/ j
宴请。 - h, B" u1 }1 j# Z7 j# |; E4 N
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
7 Q7 g+ a9 s: U1 o$ b B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
' o0 O) Y* A# a+ S& M 文艺晚会。 1 ~( D( H% J. o& S v
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% E! ~: N, ~) ]! k 参观游览。 , z& b0 I7 j; p' ~
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 1 a& q4 T% ?! j9 b9 C; {! G4 j: ~& f
接待标准
" J7 v6 x H h8 T ⑴用餐标准。 7 R' B- x# J6 T; G# l( P- L& h6 b
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 7 \* o- l' _; ^% o$ E9 K Y
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
4 l; F' V8 z; P5 O7 y# [, ? 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
0 l# ]" r! L0 i, |: h 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 " h2 f- t. x V4 r) u. x* s
5、常客 员工标准
, j! F1 v) z7 Y (2)住宿安排。 3 G$ v; V( X- U! j! a2 P6 U8 N
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
1 ]. O# d5 F: G8 o/ ]& h d 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 6 W! ?0 J7 K- S- j3 r; @: a, h
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。, n9 [( Z) n0 h( q! G( F" n3 j
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