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秘书在实际工作中,常会遇到这些情况:
5 W% j; k% }0 g, _3 D 做会议记录,写着写着笔没水了; 5 |7 z; ]4 q) \" V
订文件时,刚订一下,订书机卡壳了;
5 [5 L4 A" l, K6 ^: ^! P& j 用胶水时,找不到刷子;
( f5 I, C. M }: e" X* E* G! Z+ H 开会时间到了,找不到会议室的钥匙; 2 W) P9 @& `& G
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 2 q. {; r( Z6 O1 R' ~. z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事,却直接关系到工作的质量和速度,在某种意义上说,也反映了一个人的素质。
1 e0 e8 s( ?: f; w! r7 O b: x 工欲善其事,必先利其器。那么,器如何利呢?
; t! ^) Z8 g/ N7 A' R' w' [/ d1 E2 y 1、准备2支以上的笔,经常带在身上。
* ?; y8 a! s0 P: H1 d/ x a8 H: Z 2、选用质量较好的订书机并注意维护,使之处于良好状态。
7 F: C2 V. E, e k- V. O: x+ T 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方,不要因为找这些东西而耽误了时间。 6 T8 p$ Y" e" y( t7 d/ h; I1 ~3 N
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方,办公室一般不用折叠剪刀,以免用时打不开。
* O& H8 o2 f( }; e3 X 5、各种颜色的笔各备一支,尺子一把,铅笔3支以上,事先削好。 , c" z0 r7 F# F( b
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
0 x) u S1 V; k5 t+ N" ?5 L 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' b. v9 C1 ]2 i4 I9 u s' r$ w 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方,另一套带在身上,不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时,应将办公用钥匙留在单位,以免丢失。 9 H0 Z7 w8 S, m
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意,东放一个,西放一个,为了提高工作效率,最好按照上面的提示做。 作为秘书,办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书:
3 f4 A* n( ]* R5 N1 s5 ~ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ) [% g8 X( }8 d
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 " G' S5 ]; F- [ @. r3 ~4 g
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 / _# D- L/ a$ E( d
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ! d7 i$ H. l' c& B# Y. t( }3 C* P% _
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 U4 C' I6 B2 N; H* T+ Y, P
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
+ i A. D5 Y. E, L3 ^8 N6 {# D 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
. L$ m+ M& d% f; n 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 $ I; A7 s+ d! ?$ L6 c' g
9、与本职工作有关的表格。
- T ^4 {/ M$ i5 |$ ] 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。9 ~/ L* s! V$ E5 F( T
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