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! h' r( @( y9 n 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: M. g& j& |. u
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 o3 [6 S& z4 [# G* k/ m. v& Y 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； # b/ `) C% j1 z6 d# P; B0 F6 E; k
用胶水时，找不到刷子；
$ C Y* x0 \( s/ a* W2 u: n% k 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 D* H. C) f/ V+ w1 A! L D
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ ]: K. k. q$ u0 V# h 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 i; _, D' ^6 P- g
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 0 \5 V, v2 y1 N l. K- ]# F
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 - W- p; a& T! A6 O& Y
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ V2 B; X+ w% T+ [3 p8 ~ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 1 d9 U; j% ?/ @) G5 J" ]- E J8 j
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 - t( P9 G- F# P) r& b" i
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
, Z, C l3 c" G 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& o2 ]5 Q& W* Q# `% r 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " s+ L- S* z& d: ], m! |
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, P! e% [3 J1 _/ ^# ^0 p 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
) }4 \- `- K6 s4 ?9 H; c8 I3 u 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. ~9 k5 s6 J/ R! L7 o. Z 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 4 _- d9 v/ J+ r& I/ N( }5 G& ~
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ; S+ @4 I0 g1 L$ ]0 R
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 : H; ~) Q N. z3 w
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 x3 k0 e! L# r% P4 D 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 1 a# [) p/ c4 o
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
5 R7 z+ v# o, q8 o8 M% W( _3 I" T 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ' d+ G% @, |) r7 c" D2 ?6 u5 A
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& l9 A% h$ f% B7 g 9、与本职工作有关的表格。 3 T5 p f% W$ @1 m7 q; Y6 ~- C) n$ _2 A
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 t$ Y% n1 z7 @
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