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7 R5 r" H* X6 D) n5 W; R5 n0 h; @' u& Q 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( B% G8 X5 j1 W' ?0 t5 ?8 v
做会议记录，写着写着笔没水了；
5 U2 n) w3 b* U! e" D 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; u, E" [$ X* ^1 a1 l0 o 用胶水时，找不到刷子； # l1 m% }3 ]2 D7 M* ^7 S
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
* b, ]7 l. v7 X, C 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 p' r3 S4 |. I V* c) a! j
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 - F e3 y- H; c# o V
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? , x3 |( ?4 G9 F
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
; T+ ^/ v$ ?3 Q$ M4 U4 | 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 q8 h1 ?5 \7 k1 M9 w/ F: B
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 + \9 j4 F+ w& {! u( ?! @; b
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
' r+ m% }7 Q: i; o' J) | 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
1 K7 _& e }. g6 N" ^1 G0 V 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 9 k7 c7 i2 g, h
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
6 F Z9 H: C5 C 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( W! X5 s5 Q) m9 j. _
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
8 t. X: \; j# g- t: H7 c 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ; O5 }% g$ j" V3 o- ]& \/ y: S
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
0 H2 D5 e- m' E8 D" K( t, h 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 G. C& m$ w% @6 v2 a 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 / b0 |8 U& I5 p2 ~' T+ p' g+ a
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- g6 \4 P& _/ n. |0 N 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
9 L- [) x/ v, l6 u 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 / V; S+ G" ?6 A9 l5 q2 v
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( P, L. r7 s% d- u$ j0 Z1 L 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 2 i) C; U" ^2 l( |9 r
9、与本职工作有关的表格。 " |; ~0 G( U+ m" f) f& u; d
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' [7 Z" O+ ?4 M4 g& T& I1 k
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