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网友提问：
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7 \0 f8 s% }' F7 c' \' j6 ^现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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& `$ q! b+ C1 K0 X& b5 W老秘回答：
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4 d6 I6 \# S6 r0 t会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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/ |! p. F5 A; n L●使会议开得卓有成效 8 P x* T$ p* C J) N
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
9 m% J- @2 _- }3 v 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
+ P2 z, W, x* L/ E' U" [# [ 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 4 c+ X4 w: ?* D* {. m" W
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
$ @8 g$ p1 V$ E2 }/ a9 J3 f 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
& O$ y; \; I1 ^6 |8 i0 g 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
; L- h$ h; N# k7 p6 R* A 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 . b9 X& n4 [4 E, b0 ^4 q8 s8 J
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
: {5 \" V% e9 q( W 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 3 |6 _& y* {. w- X2 n* U2 w! Z
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 * r" o* ?+ s9 q- \; x; A
10.信息要加以选择，避免过多。 g' F* L y! V I9 t" w/ E2 F) }
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
- B: s! b. H2 e: ?7 o" q 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 : j+ o, H% v- K* x$ C
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 4 m% R. l+ e) }+ O. c
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
Z% n: a! N; y$ r 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 6 X- [# @# X! P7 P C6 T9 M
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
" q, n4 A# n" y$ V6 n1 J 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
1 }9 |4 I! H0 K- u2 s }$ g q 18.会前先拉几个盟友。 $ `( S/ @1 o2 A! ]& ~: l" N
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 7 e) j A" a7 e: x! [2 h# n8 ]
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 1 p+ k Z4 j" c0 c8 K, V, Q# A
●会议准备 4 b& q% i+ i9 x! m
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 . ]0 F" L3 b" o y1 o
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 1 F: u$ K" o7 a# D% N/ F6 b
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 & r( Z) w8 U \
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 B1 p! i, @' Q# |9 D! v' _
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 * r1 ]8 d6 ^$ ~0 T* y9 [/ F8 Y
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 ( x4 ^( n, g; s9 t
26.任何议程变动都必须通知主持人。 5 I$ g" S. N' q/ b5 w, `. G6 \
27.议程要尽可能短小简单。
, R; ^0 T* h1 ]6 o8 ^; g 28.尽量将议程限制于一页纸上。
( S/ }1 w/ T) p- f7 E 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
* v' e E+ ^' \' s! ^7 M3 F 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
X6 i5 I5 K! e 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
6 V" N% z" ^/ q ]2 G* }- D 32.必须将电话转移出会场。
' c7 z# z: k0 K3 ~) E( Y 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
% ?) W; m" U8 m; a 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
2 A( r' r0 l- g, c6 g) ?3 ` 35.要找个确保没有干扰的会场。 ! ~. u& I4 E2 m* s) @: V5 N( n
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ! z4 I" \. V! \" ? |* i3 z& A
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 " |6 p) t1 \) r( u" I" n
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
$ ]. c0 Z7 `5 X1 V8 ^2 c 39.座位之间应有一臂长的间隔。 # w0 E: i# E# J8 @4 [9 k
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
+ q0 r* ?/ a8 k& T! O. w 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 8 I1 z0 P7 f: N, r$ s
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 " P2 v) V- ]+ _: A3 v3 v; S* ]
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 & V& }/ q# ~6 Q4 u
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 2 ~' @1 J0 k! ]6 o! X
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
% r9 z; [% W5 i$ | 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
. W7 o' F" D7 [% W# y* l5 \ ●出席会议 - O n, \* _! ]. M- ?
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
8 _3 f8 Q; G# `8 V& W( f1 m# d 47.会前拟出自己的发言稿。
* D% C" _' T5 N3 K# s C 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
$ O* ?' H8 D9 z8 ?: Q6 U+ _& G 49.要保持积极的脸部表情和音调。
& H. Q+ ?% i2 s, g6 a: ^, D 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 / E" C2 h' e( R% o
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51.开始发言前先作深呼吸。
% d, G3 J7 |8 F; ?% P 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 ! C( M6 P5 |0 t% o) V0 p
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 8 S3 C+ b# ~& i
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ( `/ g( d& g* R4 S' V7 |4 M; f
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 9 ^. E2 S' [3 S
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
# T+ p& J9 z: H& i 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 7 e* s* [+ T$ j6 o6 F& n
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 7 Z2 X7 V6 O2 J; P$ a, _
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ! t- a2 Z0 G5 G
60.必须按照议程顺序作会议记录。
- ^' b, v% t6 J) ^ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 + ?6 @% t/ y+ \
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 ; G: {2 ]9 n' `2 V/ p1 X9 q# u
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 ' E4 B U& t s7 ] A5 v7 q
●主持会议 3 _. f& |0 f9 f
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
. m6 f5 \/ k) D, T j3 c& V 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
: d% X! p l; J J 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
- h @$ g* g5 j. n0 f0 Y+ Z 66.尽量于会前认识新来者。 6 d& |% x: Y% x% h3 a+ H
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 , A; e5 z! @" e9 W5 }. ]
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 3 o) t) ` C- y% D
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
7 w3 j0 a# |% [& |/ c& v: d 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 % ]) }% R: s& v. G1 |3 v
71.要制止支流辩论和私下交谈。
- |* H! l9 `, l+ w8 } 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 . `8 t. ?0 x3 V# o
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 & ~2 a# T! O) K7 G1 Z* y
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
( g/ V4 c, H* n# j 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
/ X; i& H T/ b' d$ d, A 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 4 j A9 |: _. e
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 * V( Z+ I d+ x2 n
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
* X4 X5 O: j7 C, [& z# e* p 79.必须清楚每次会议的规则。
; V% R# w( M- C( }/ y0 Y# m! m+ ~ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ' c6 u" w# t+ F+ E4 k
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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