会务与接待工作系列讲座之三：会议和活动的文字材料准备

为使会议和活动能顺利实施主题,所有涉及会议和活动实施程序、内容等以及一系列的会务事项均应以文字的形式表现出来；对会议和活动中可能出现的问题和困难，要有预见性地提出解决的办法和方案。例如：乘车外出的会议和活动，路途远的要安排中途休息和上洗手间等，同时还要考虑在车上准备一些水和饮品和雨具等。
1．会议和活动须知会议和活动的须知是体现正确贯彻决策、实施会议和活动会务的质量和水平的具体表现。首先，要不折不扣地把各项具体会务事项细化到位，老秘网认为，要不放过任何一个环节和不忽略任何一个问题以及任何一个疑点，只有把各项会务事项文字详细化后，会议和活动会务事务才能做细、做扎实，才可能有一个圆满的结局。其次，是要做好会务计划实施、运行协调工作，在会务实际工作中，大量的会务事项是需要各部门协调和沟通的，协调好了、沟通好了，会议和活动才可能顺利进行。因此，就要有可靠周全的文字依据
作保证。包括：
（1）日程安排
按会议和活动的主题，按实施时间、内容的顺序一项项地罗列。包括：会议的时间（按上午和下午以及晚上按时间罗列每项内容）、地点（开会、合影、就餐、住宿、休息和活动等）、参加人员（排位或编组，并注明性别、职务、住房号、席位和联系电话等）等内容和事项。
, N$ P3 Q# l' n  l" F0 r（2）会议和活动的主题
即会议和活动的内容、事项和要求等。
（3）比较重要的会议和活动要明确与会人员的保密、请假
3 ~* S" l" b  n+ i- |* j制度和相关规定。
还要确定讲话人和记录人和会务组人员以及联系电话。
0 ?  \9 G5 {8 C2．会议材料
包括：主持词、讲话稿、会议文件等。会议材料应提前发给有关人员。
# J- ~5 |4 B) X: \  t& I+ Z3．排位
会议和活动主席台的排位、参加会议和活动人员的排位、就餐的排位、合影的排位。
2 u8 m! a# d% J, j# C9 V0 D会议和活动人员排位。会议和活动现场若有桌椅的，应在桌椅上标注该主人的席牌（条）；若是站立的，则应在地上标上每个人的顺序代码，并尽早将代码通知每个人。
（1）国内排列顺序
! b3 |) n+ ]$ _( i. o8 RA.以单位或职务为排列顺序
即按国家公布的单位顺序或职务的大小由高至低地排列。单位则以党和国家领导人以及老同志；委、院、委和院下辖的各办、部、委、总局、总署；各省、自治区、直辖市、地区（地级市）县（县级市）、乡镇为排列顺序。部队则以委、总部、军种、大军区、军（大军区兵种、省级军区）、师（地级军分区）
、团（县级武装部）等为排列顺序。职务则由正职到副职（含待遇）为排列顺序。单位一般以党委、军委、人大、政府、政协、纪委、法院、检察院为排列顺序。
4 t' b9 ^2 a1 x/ b3 S/ {( k. GB．以姓氏和名字笔划为排列顺序一般以第一个笔划多少来计算，笔划少的排在前面，笔划多的排在后面；若第一个字的笔划相同的，则以笔形书写的先后为依据排列顺序。如此类推。
1 c3 Z( [; q7 t: h9 V复姓和少数民族姓名，均按书写排在第一位的汉字开始计算笔划的多少和笔形书写的先后为排列依据。
（2）国际惯例排列顺序
5 N# E, E( @/ \" p以单位或人员的英文名称首一个字母所处在英文字母表中的先后位置为排列依据，即以 A、B、C…排列顺序；若第一个字母相同，则从第二个字母以 A、B、C…为排列顺序。如此类推。主办方(东道主)原则上排在最后一位。

  会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
    书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
    书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。
    电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。
    传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。
     墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。