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秘书工作中与人沟通协调的技巧

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秘而不书 发表于 2012-3-24 20:43:10 | 显示全部楼层
 
在人际交往中,沟通无所不在。所谓沟通,是指为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说,沟通不但是一种职业技能,而且也是一种生存的方式。作为一名秘书,想要当好领导的助手,除了需具备基本的专业知识和技能之外,更重要的是要做好沟通工作,不但能沟通,还要会沟通,也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用,这样才是一个合格的秘书。 4 A) [" p; l% K; v6 h3 A

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% o0 n' \+ [% y  秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类,一是领导,二是同事,三是群众。下面笔者结合工作实际,谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧。 8 Q) K4 L" M" c* N
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  一、与领导的沟通技巧
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  穆罕默德曾经说过:“山不走过来,我就走向山。”对于秘书来说,要想当好参谋,就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格,在与他们的沟通当中,当然也要因人而异,特别要把握好以下几点: # a% ~' j( T! z4 j1 r0 w. k8 D
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; J* h; p" |: Y' h4 c  1、在与领导沟通时要认清自己的位置
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( d/ w% |! b1 ~8 Z: S2 H* ~  无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时,不发表有关领导个人的议论,不当传话筒,不说不利于团结的话。 ; o- w  s5 |: @" E
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# o' ^2 T# b8 q  2、与领导沟通时要学会未雨绸缪 ( F  O6 W2 J9 D5 c
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  领导每天需要面对和解决的事情很多,为了提高沟通的质量,秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟,对领导的工作日程也要有个清晰的了解,还要对领导的心情做个大致的揣摩,这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通,往往会事倍功半,不但达不到沟通的目的,反而会使领导对秘书人员产生反感。
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  3、针对不同性格的领导,采取不同的沟通方法 , h' g' ~$ n# a
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# e" y; l# W. W* s  秘书平时在与领导的接触中,要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导,找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时,秘书人员可能会觉得对方难以捉摸,这就需要秘书人员善于观察,从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中,多聆听他的意见和建议,切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后,就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快,很欣赏有才能的人。因此在与他相处时,可以大胆地提出自己的想法和建议,恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力,所以只要你的建议可行,他都会支持你。在和这类领导相处时,除了要扎实稳妥地办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄,反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要秘书人员在工作中兢兢业业、多思考、勤学习,加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。
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  二、与同事的沟通技巧
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  在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:
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. C$ S; R5 i4 c  1、尊重他人,随和待人
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  每个人都渴望得到别人的尊重,尊重别人也就等于尊重自己。所以,在与同事的接触中,秘书人员要牢记:不该问的话坚决不问,不该开的玩笑坚决不开,不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话,这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围,使工作顺利开展。 ! H  L; u% w0 d

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  2、讲究诚信,宽容待人
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  诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时,要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,要以一颗平常心对待,有则改之,无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊,这时,要学会主动找同事和解,只要真诚地向对方解释清楚,相信一定会赢得对方的理解。总之,宽容是一种美德,它会让周围的人更加尊重你。 7 t: Q/ }" j. H6 B$ m

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* g7 x8 E( W5 \5 x) y6 I  3、做老实人、说老实话、办老实事 2 Z4 u! `% u: m

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  很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情,不要高高在上,更不要到处炫耀自己的成绩,要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。 5 N( [: `) |. d) K4 d  j" c- h: p; L

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8 ^; W2 T+ X7 D. e  4、关心他人,有良好的协作精神 ; P9 @! [+ r9 J3 `
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  要想和同事很好的沟通,就要善于在“情”字上下功夫,无论是在工作中,还是在生活上,要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时,要耐心地解答,做到知无不言,言无不尽;同事在生活中遇到了难处时,要在精神上或者物质上及时给予帮助,使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时,要学会主动承担责任,不斤斤计较。这样,会让同事认为你是一个很好的合作伙伴,从而愿意与你共事,工作的效率也会提高很多。
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7 r! b* h  L! c) p  三、与群众的沟通技巧
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  办公室是一个职能部门,经常要接触来访或办事的群众,秘书与他们沟通时要把握好以下两个原则:
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  1、注重礼仪,微笑服务,态度积极
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+ k3 x% I1 P5 o# ~, _  由于办公室代表着一个单位的形象,所以秘书人员一定要注意自己的自身形象,包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份,秘书人员都要笑脸相迎,给来者留下美好的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的,尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时,要主动问候来电者,并询问他所要找的人或所要办的事,语气要平缓,不能生硬。必要时要准确记录来电者的重要信息,并及时帮他转达或办理。   {* k3 ?' z% @( F3 o: [

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  2、耐心地倾听,积极地协调
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  办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者,这时秘书人员首先要做一个忠实的听众,允许他们把心里话发泄出来,从中找出问题的症结所在。可以办理的,要与有关部门积极地协商,及时给予解决;因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外,还要动之以情,晓之以理,耐心地向他们解释清楚,尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者,最好的办法是使用缓兵之计,委婉地劝说来者先回去,了解情况后再说。 0 T9 z9 S7 y' B3 f: |, @# \# H
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  总之,秘书的工作比较繁杂,要想当好秘书这个角色,就要学会处理方方面面的关系,也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快,在开展各项工作时,更加游刃有余,还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。
 
 楼主| i河南逆行列车 发表于 2012-8-11 21:27:31 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
很深的体会,学习下学习下
 
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