每个首长的生长环境,文化程度、性格气质、工作经历各不相同,他们之间的种种差异是客观存在的。由此,构成了不同的领导类型和工作特点。秘书只有了解领导的类型并适应他们的工作特点,才能提供优质的服务。
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" P2 i- f% O% M+ I" B& x对谋略自信型首长的适应(1)
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一天,某部队政治部突然接到地方政府某部门的来信,信中要求该部队出10万元支援一项工程建设。否则,随军家属的工作安排,将很难予以考虑。5 M0 l6 G! J3 @- V( v! n5 e# ?
该部队领导对这封来信,都表示不解甚至气愤。A首长气冲冲地将秘书叫来,让他记下口述的一封回信,立即答复对方。内容是:我们没想到你们会这样不讲情理。尽管支援地方建设是人民军队宗旨的必然要求,但你们不能搞摊派,更不能硬性规定出多少钱。尤其应该指出的是,军队随军家属的工作安排是有法律规定的,地方政府有不可推卸的责任。如果你们有意作难,我们将通过你们的上级加以解决。; s7 X% x# Y5 R0 a( _& J6 M1 T
对首长这个口头指示,秘书可以有多种处理方法。一是照办法,立即将首长口授的内容打印成文寄给地方。二是建议法,提醒首长最好不要发这封信,否则对部队许多工作将产生不良影响。三是批评法,不仅不照办,反而批评首长:这样做后果是什么,您可能感觉不到它的严重性,可下边随军家属工作的安排就难上加难了,人家以种种理由加以推脱,那该怎么办?再说,支援地方建设也该出点力,没多还没少?这样做不更合适吗?四是缓冲法,下班前20分钟时,把打好的口授信递给已经心平气和的首长,说:这封信是不是马上发出?要不要您再过目斟酌一下?
; N0 U7 g2 ~; D% S! ` 上述四种方式秘书采取哪一种更好呢?根据调查,大多数秘书同意第四种。因为根据他们的经验,缓冲法是辅佐急躁型首长的最佳方法。第一种照办法,虽然坚决执行了首长指示,但可能有所失职。第二种建议法,当时的情形很难奏效,也有越权之嫌。第三种批评法,对首长决策进行指责干涉,不亚于火上浇油,更不可取。第四种缓冲法,在秘书职责范围内,巧妙地对首长决策施加影响,无越权之嫌,有完美之益,事后首长一定满意。 Y+ o0 R) t! O0 ] y o
但秘书仅会使用缓冲法是不够的。因为首长的类型不间,性格各异。只有根据首长的特点,采取相应的方式,才能产生最佳效果。
- E( E6 w$ G. h6 q9 @: O 每个首长的生长环境,文化程度、性格气质、工作经历各不相同,他们之间的种种差异是客观存在的。由此,构成了不同的领导类型和工作特点。秘书只有了解领导的类型并适应他们的工作特点,才能提供优质的服务。7 \9 B0 ?2 Y. C+ j8 L8 o
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对谋略自信型首长的适应(2)
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这类首长能谋善略,又才华出众。既有军事工作才能,又有政治工作才能。既有基层工作经验,又有机关工作经验。既能写作,又能演讲。可以说是首长中的佼佼者,是令众人崇拜的全才。他们运筹帷幄,统揽全局,对每项工作,特别是他认为重大的、有影响的工作,都有总体的预谋和规划。开始怎样、进程怎样、结局怎样,心中有数,胸有成竹。一经考虑成熟,一锤定音,再不更改。他们工作中充满自信甚至自豪:再也没有比自己决策更正确的了,再也没有比这种安排更成熟的了。对有些重要的决策,在定夺之前他们也常听取别人的意见,当然包括秘书在内。有时是真心实意与你讨论问题。静心地听取,深刻地思考,甚至耐心启发你陈述意见。在你的话语中,找到他认为闪光的东西。同时,也在观察你的能力和水平,以便适时对你做出评价。这时,你可以沿着他的思路大胆往下讲,并讲出最高水平。他有时又并不是真心听你的意见,他找你谈看法,主要是把你当成他阐述自己想法的引子,使自己的深思熟虑得以淋漓畅尽的抒发。在这样的情景下,如果你是个爱在领导面前表现自己的秘书,不知趣地多说几句,首长就会不耐烦,提醒你简单一点。相反,你顺着他的思路加以随和,他很高兴,也有利于他思路的成熟和开阔。1 z% {! d$ ?( M8 Q3 c/ a# ?: D
这类首长很有见解,但有时也很固执和自负。对他的决断,别人已明显地看出错误,但还可能坚持不改。秘书怎样给他们当好助手呢?
# s! ^3 d/ x2 K, O 第一,多服从少参与。因为他们能力强,秘书主要是听话、办事,不是参与。对他职权范围内的事,不要插手,当首长问到秘书时,可被动思考,顺着他的基本思路提供某些参考意见,他有听的耐心,就顺着他的思路往下说;他没有听的诚意,就当即打住。
/ Z* t; I; r' O0 u9 `5 G3 m 第二,集中精力领会意图。他交待工作时,要与他产生对视,全神贯注。不能顾及任何他事,并抓紧记录,争取记全,他的讲话整理出来可能就是一篇好文章。7 h) u! m! [! w
第三,在他讲话时,可大胆询问。这类首长很乐意重复自己的重要观点,并且在重复时再次产生出新意。他交待完毕,可简要复述,将记录内容简略陈述一遍,他很高兴。" m! x0 W5 P" E( |
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对超脱粗放型首长的适应
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对多变无定型首长的适应
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这类首长属于“多动型”气质,情绪不够稳定。因此,工作无主见,见异思迁,最初的决断往往不算数。在他职权内的事常拿不定主意。面对多种方案、意见,不知哪个更好,自己决定了的事也极易推倒重来。今天这样,明天那样,刚刚拍板的事,一觉醒来又觉不妥。某机关参谋干事最怕给F部长写材料,不知要浪费多少劳动。一次一个3000字的总结,竟在两天内5次变动大的结构,两个参谋三十多个小时没合眼,直到总结大会要开始了,才算定稿。
! C- H- t/ g7 ` 在这类首长身边工作,肯定很紧张,很繁忙,无效劳动太多。在完成首长交待工作的过程中,缺乏自信心。常常是一边拼命干一边在想:是不是又要推倒重来?所以,为这种工作类型的首长服务,重要的是有耐心和毅力,能沉住气,开动脑筋,尽快适应。要注意做到这样几点:
7 E) `8 Q) \9 t1 L8 D: ? 第一,当面遵从。无论首长怎么反复无常,多次变动,推倒重来,你都要耐心听,认真记。心里不痛快,表情上不流露,更不能顶撞。否则,你干了多少工作,也会落个骄傲自满的名声,难得平反。
$ ^) B% D* e. D3 U( |) w 第二,私下等待。首长更来改去,你愉快遵从,首长就放心了,你只管耐心等待。说不定首长改来改去改到最后,又回到原来的观点上。
" O* N; y- V. I+ a& T 第三,最后加劲。敲定的时间到了,无法再改动了,这时再下功夫干好它,干完美它,首长会很满意。2 r1 j; {7 c( v& t* m3 {; w
总之,作为秘书,在对待各种不同工作类型首长的问题上,应采取这样的基本对策:3 |4 Q# E a3 P# b. y6 f+ A' d. S
首先,世上没有万能的首长。无论在哪种类型的首长身边工作,都不能有丝毫的抵触情绪,不能消极对抗,不能有意为难,更不能指责和看不起首长。只能准确地了解首长的特点,采取恰当的方式,使自己逐步并尽快完全适应首长的要求。
: q$ z! V8 u% J4 W( R 其次,世上也没有万能的秘书。服务是自己的本分。要忠于职守,要有自知之明,为适应各种类型的首长,自己要刻苦学习,拓宽知识面,提高当参谋和助手的水平。作者: 王怀志 郭政 |