第三专题 V) y" N- C5 {& Q
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加强办公室建设与管理
; `0 F* s3 |3 h) n* h$ G) l# Y$ e7 P; ]! U2 ^8 b) d
一、办公室人员岗位认知与基本职责/ m% t& q, e! H
. Q# Y A) I. R5 N9 y8 u5 p! i
二、加强办公室建设! E+ T8 N2 J( w4 G
! s4 M2 v$ g$ X9 z# A2 s5 ~' O4 v/ |+ ?三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理( m3 _ e+ y% N; W; {
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一、办公室人员岗位认知与基本职责; W7 j& u- b0 c' X
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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- }, M( _6 u$ {2 m6 R3 X8 D联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。) V7 o& t) m: h+ ^4 F2 C
3 w! B3 F! Q/ A职能定位：3 U- V4 ]+ n6 C$ i' x8 A8 _- x4 u
) |3 m/ S' Q( N行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。; F! O- Z2 X* G& m" N4 I; `
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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6 q4 d& A) E" G) X/ _: |（二）办公室工作内容与特点工作内容：4 e# ]" h/ A$ v2 V
0 V" B, L' z. S按性质分：
- W! N% R3 y4 N) l, c& J, `" Z; \9 b! z! E# m6 B( l+ C
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。# r5 ^1 r q# C u
: X9 x0 t/ I% |" o5 W: [/ r按内容分：( n, w, P% h) {6 c7 U
. r1 i. y8 ]. @ n
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
$ ^( t% g; R# F. I8 N( r
- O/ M7 G) `8 [; {* f! Q7 X! R1 x综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
. a& i: C: c' N- F9 Q, v+ P* v" {1 S. W+ y2 b' H( ^& a
三）办公室人员角色定位
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+ @! f8 l/ g& W% t办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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6 @( `: `" d8 i) r" E" S* P' q, H2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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! G, l. r+ W0 M5 m一、要讲事业心和责任感；3 F" p- w3 z% d0 f! O, ~' m- A2 x; Y
- x$ c8 m% }, j# G" M. w( k4 r) f
二、要认真细致；
+ L" m9 \& C& Y% r+ q4 [' l/ ]5 I/ S& Z8 O# Z: Z+ t6 T' I+ h+ Y
三、要讲究程序(不要打乱仗)；" Z2 [) i( T4 G1 W$ V
4 e) S8 g* a$ y$ c# f
四、要讲工作效率。) w$ I0 h$ o% m# S) r
, A; ~" C5 H" z" Q2 `4 Q
（四）办公室工作对人员的要求$ k1 U% q( c& I. N8 b
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1、思想素养
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5 p0 z4 T5 z5 _热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。 o- n7 K1 C# v- a
. ~3 O$ y( X6 X$ q F
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
3 i, k- X4 ?+ \ z% P
8 s( |( y0 _/ |" s$ c+ v踏实肯干。舍得为工作投入。
6 F, L: l8 k4 l' z5 o" l8 M) D, o
' @, H: V3 Y5 p0 ~6 }" z（四）办公室工作对人员的要求
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& P; R0 Y' ?- ^9 j0 k- ^& T2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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( k# ]# [; o T# H. W/ b* a! r调研能力。善于通过调研掌握大量情况。$ X* E! C2 H1 Y& p6 v
3 S. w2 x: K6 P* _* t+ S: Y" n+ D思维能力。善于思考问题，抓住关键。
) h( F% W; Q0 o- W7 u0 p2 r( u x( Q
8 @1 l4 B: R3 q, p) |表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。; [1 B5 s( ~& O. }; g8 W
# d$ S' R. J" t! A, k（四）办公室工作对人员的要求
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7 D: m0 J& M ^. A g: _1 X* X9 ]3、心理素养7 [- f7 [2 p3 v" }$ p3 B; e
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。6 x) ^7 o, Y- i( y# [+ s
: p5 p$ M3 @8 Z' w" [' y意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识0 B3 c' s: P4 n& M! V- d+ h$ m
6 }! O s* ]8 m做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
A' t! r+ g" R' r- @
. U3 p0 J# y/ F6 z% L. t" K全局意识
+ E) p/ E* D% Z; u6 v4 Z, a. w6 N. H" S, n7 P! [7 O" }
责任意识
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# w4 z, I: G! h7 m6 U创新意识
9 ]# ^5 |: _% T$ z& k- R4 V0 B4 b
奉献意识$ h# N' a" @1 N; Z$ O/ d! p
- _6 B4 T" c9 f( p
信息意识, F2 X m+ N3 X# U1 M
% {0 K' R8 e5 p! G
程序意识 s' m* [9 F- H; }* [6 w. ?
1 w8 I. Q" O; q% w# R+ ^学习意识
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0 Z; ? _% |: Z2 v2 `" K（五）领导对办公室人员的期待# T/ j3 t3 T& U; Q; p
1 y- D. l+ _- \; e% k. h, g: w* |领导测评办公室人员的20道题目
1 M Y- ^. e5 ^! U. o$ r$ R. _# v1 S" v: t* G$ T7 D3 \+ Y
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
0 U2 ^& t' k3 c& a% l7 S
- r# `* @/ s) R; {( g2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
( U5 m$ Z2 i R0 \2 D: N" a
$ O9 L$ B2 F9 P6 k9 o3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
) q! R6 G8 m: n8 A- X+ ]! T3 z
! u# ~0 Q% A$ M$ [0 O, f他是否很会安排时间?0 _9 T1 s) O' p) o' B
- x' [4 ?. d1 L5 ` W4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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7 G; `( h. f' \* h. h领导测评办公室人员的20道题目
4 ?+ g, |- c. y6 e8 q
& u; ]: R0 o2 b. V5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
+ i+ K$ }$ G) t
; K B6 G% X) N6 |: ^能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?( h' k; M n+ x* z7 J4 B
}4 K; \8 G3 {8 S2 W! L+ a9 P
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?3 ?6 o8 M; R. k4 K1 u F; }
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?) A" U* h7 w8 A/ [* i
5 e) V* R1 {% ^: g7 E能否制订新的工作制度或工作程序?& H! \- r- a! l3 _. [% }# |8 T9 B# B: p
, P Y1 E1 ] p! P/ I$ }/ f
他的工作有条理吗?$ N- ^/ @- A7 O6 V1 `5 l
* r" @5 f. e$ d# a& U. ]8 F
7．他是一个机智的人吗?0 s( a* A6 e! p4 Z" M0 i) n. K
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
2 j/ S( H' e: g' Y) z1 ]$ m
! D+ P+ s$ x7 I U: b2 P7 e能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?9 L7 \9 g: {4 B6 [
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?) c. i% r6 p% z$ }8 ]9 f, |) D
) V. X1 m' V; P. \领导测评办公室人员的20道题目
+ _1 F& [. x& p- S+ G9 w" c/ o% e. q. n
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?! k- Z% E$ H$ r! o! b& M; [' Q, t
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?7 H1 k7 f7 x1 R9 m$ R G; P- |7 `
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?$ z7 y3 t. o& P# f
1 v. [# L* _; {3 y: Z1 C
你能把一些机密信息资料委托给他吗?$ P6 [5 Q* h$ \9 E" M3 ]0 |
7 R& `3 r1 t3 B6 G12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
9 V; K# D" O4 Y* {
$ G8 G) q/ M0 r; i( D- @& q13．他是否成为本单位有价值的信息来源?2 A3 }8 h6 z, d. l# E
, z: G# k5 I7 O2 F1 ]1 s+ H而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?& r3 E0 h9 _# _0 T. g' V
- Z0 D/ Q% Y* @9 i7 M6 m8 j( s* n
14．他是否有个人学习计划?3 h- v' x+ [" P# Q; I
5 V% j! J1 U) X7 T* f1 L7 T/ v4 s是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
0 ]. o, A! d, j, e0 ?8 k2 [% i6 M$ ~
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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8 c3 W/ ?/ r Y" D% S( d15．他语言表达是否清晰?
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& G3 @% |# z1 ?8 y% k3 m: n% f4 S能否以书面或口头方式简要汇报情况?8 c! H( m$ O r) C
8 x6 f' j- T. P6 ~7 F
能否准确地传达你的指示?
8 d& E" D) d, I5 Y2 e- [+ e( r
: E' C$ J1 ?0 ]: P! l, q能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
; P: b/ [' {0 F) w7 ]$ s( }
3 k0 I1 n: N- O' ?. x. s" C, B4 N: ~16．他是否按时完成每天的工作?
% V" O! |; H0 V- r
% r( d7 h) I; |是否根据需要自愿在休息时间加班?
0 w F+ v7 C& C5 @) q' a$ W: O2 |
$ h" D8 L! e7 P* ]- E3 H领导测评办公室人员的20道题目
* d* \2 B! L2 @ }/ ~! D' V' V
2 ^ I4 `1 t+ ?+ l; U# B17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
# o4 b7 a1 Z' N1 I3 e
3 c5 ?1 @; l: F: \! G" V% R18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
& k; K9 E8 D0 P! e, d
4 ]( O' G2 {4 J% W1 Y19．在调研工作中他是否称职?1 Q+ d; M. \- r) E- p4 w( S- ^
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?* I/ ]$ I( i- R% D
7 t! g' U( U, v: o. V4 _20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?1 n6 r e1 i% b8 k( V: o# s5 C
& _& v& M# c5 x" R- @4 c- V/ l启示……& R7 \2 P; m4 u+ a
7 I+ v7 ]& {. v5 `
二、加强办公室建设! v# M9 v! D8 b* g
' r4 ^) c& S) B$ w' N) y0 v
（一）办公室建设方向" n, d: o; A/ R
0 c/ U3 j$ u1 K) f
1、不断优化硬件和工作环境
3 E/ T1 [7 H& d* ^3 y2 H/ o5 X6 z j, z J; y3 N) o
2、积极推进建章立制工作
5 \1 O9 A) n5 \2 ~& I6 t
2 H. k) |0 t w3、努力营造和谐人文氛围$ I( h2 v* z# y& `7 u" g
1 q* l: l' t1 G G, Z+ Z
4、大力倡导团队精神
2 d% x3 j1 J1 s' q& G7 e! ?
5 |4 y: \# g5 @% g; o（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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4 Y; u/ D( E/ c- S, Z良好的礼仪形象
/ G) [& k) S$ f5 k: b+ p
8 W% {( O6 Y" z+ m良好的电话形象$ C8 @5 C; x j& |# ^1 u
/ X: n. T; k8 S" b. ~
良好的文字形象
. T1 x5 v8 T7 c) B3 s Z( e: ~2 n5 o1 j
良好的语言形象% ~1 \8 @3 C3 @! V* i
) R$ l/ d. z$ O/ b- \0 r
二、加强办公室建设
4 h5 S4 }# q( x5 F9 i) V
+ `7 V( O7 R# `7 ?# T: A（三）人人争作办公室受欢迎的人员% ^/ l5 {9 T1 L7 A+ i5 d8 w( L! V
8 G! M/ f3 J l% H+ }6 }; Z3 k
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；. x4 }& q1 h2 h/ I* a' E. V
( T8 K) {$ }4 ~1 B- @2 J
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
2 Q3 y7 `) j/ U9 P$ h( d
3 m6 w+ U' G2 h: I8 o. f3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；; i7 ~ j/ V% n; W4 u7 {
! N+ {7 E! T0 x
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
( W- Z8 d5 y2 M* X4 T9 S* h. s: ?7 ~
5、随时让同事知道你对他的感激；. L) @7 R2 X1 Y2 ~6 x2 X
# J+ u3 c( m% I/ |8 W% P
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
, V4 r) Z* |& i' R% Z0 p! A6 Y& Z, h& v7 T
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
* a# N. s3 z( f* q8 ^+ A( `" g" _" v. Z2 {8 j2 Z
8、不居功自傲，有容人雅量。7 F- H9 T6 n: H, ?0 a& |
3 m- w9 q8 d& v三、办公室办会工作基本规范
2 T5 r# |0 a' K. i7 P R, F! V% k
（一）会议服务的基本内容会前准备工作
) z0 q4 [# F7 {; h8 l8 i9 p5 D1 D
1、设立会议承办部门和服务机构' [+ N; b* _6 B$ A
7 E! n! h2 H; _7 a+ a9 k2、协助领导确定会议目标和议题" u# W" a4 w5 N7 e' T5 z
1 r2 y0 v- Z" ^. w（1）确定会议目标. z* O! d, P+ n& g* r/ y+ ?, s7 Z
8 R3 ~# Z7 S6 ~
（2）拟订会议议题
* K( K0 j P2 @( I+ N; V4 t
9 _& I' W& [( g: _# J% }+ F! j3、拟订会议财务预算和会议方案
0 t) e ]+ ^1 c8 f
+ p; ?* r+ Z% k' E7 d$ V, F! E（1）拟订会议财务预算* d* b1 T4 e' _# G
0 x# h- U9 o5 j5 n. q/ J! E8 L
（2）拟定办会方案
3 ]- O. ~+ r& f/ u% C1 F) M4 t `: Y/ {' S0 T
（一）会议服务的基本内容. ~) h# O; B; |( z3 M/ H5 S
" `9 d" f% c5 ?6 L2 W4 v9 w0 K7 G会前准备工作' w4 g: }6 g c
( J# b- O V, s: l% Y, ^2 B4、确定会议的议程、日程和程序
" f( o% S! c* P2 Z. X6 b8 V/ L4 x( Q) Y. m% x0 M" r
5、分工撰写会议文件
3 r s7 k3 i: C# \2 q# S ]7 L: H0 E, C* Z A
6、确定与会人员名单以及会议编组方案6 f3 F: X3 `. J
" _; ` \4 v+ M$ \% U: v7、会场的布置工作
6 A! z- o; ^+ |8 B7 p
! m% O' t& K" n; |: r0 v0 j# E衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
, a+ L7 K8 ~# n, C0 a9 ]: i! H' b* W% l7 H6 b) q9 [& e
主讲：姬瑞环( Z! |4 G9 I/ \$ B- }
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