办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
, j9 J+ T9 J0 E. U: D1 C& g
一、办公室人员岗位认知与基本职责
7 \7 I  F; a+ A0 Z. Z# g
4 o2 {% F7 e! I, J二、加强办公室建设

0 P' ?4 J3 f7 I# W三、办公室办会工作基本规范
) o' L# I0 Y$ q0 K/ f
0 X  L; Q3 M( W( _8 v8 c8 T四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
3 l# Z; j7 Z4 |# Y% X+ S: O! s$ N% S
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
4 [: x# r, x0 j# Y- G  E( c
职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
' E4 D" k( R" F/ a0 U, Z  Q) {1 }
8 E: P1 a7 y* }8 c' g$ \% R) R' L一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

' O0 Q) ^; X( k- w% N按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
* C: W2 z0 h" o" P; g
8 C5 E8 r, m9 M$ J9 ]5 j9 F按内容分：

6 n/ i: q( y/ `7 h2 `办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

$ q9 w" F$ F% e  C( C& j综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

! o$ @6 r: `1 _! ~* E1 x一、办公室人员岗位认知与基本职责（
9 _: y* e7 ]6 t2 |8 V. N+ Q$ C
3 ?1 b: Y2 B, J) d三）办公室人员角色定位
; G% b. M1 G% G2 Y
! _% A4 y* O( B  {7 y: Y% }办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

/ L7 {" T# z2 ^$ y/ d8 j5 K（四）办公室工作对人员的要求
+ b& A* P& w" b0 `
3 m6 n" |; \# l, r2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
% @. H/ ?: \$ ?0 v, J/ @2 B
# y$ Y( G: ?! ?* J: A/ v7 K一、要讲事业心和责任感；

8 c- f4 M4 E2 m2 E! E二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

: ~. t0 j, o* K4 [四、要讲工作效率。
6 b( l- ^- e( n! a
# Y8 ~/ O# T# a( V4 T（四）办公室工作对人员的要求

" Z4 t  w2 f2 R9 r5 O  S1、思想素养
% p- s% @9 W0 a( U
$ R0 S& N4 J' U' N. ^热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

' N7 Z# S% p: A' ]! J7 l$ i政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
6 J( G! d) m% A: h/ `' ]2 K/ P0 L
% |3 `& m: z& t7 o责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
# a' U# P/ v, i, z8 y
" C/ ?  H7 W) v( Q踏实肯干。舍得为工作投入。
3 ~) C' V/ j9 v2 e: s
（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

6 Z+ N; l3 g' E) @调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
  _: t( O( i% J" `
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

: B2 V" I  `* d( u（四）办公室工作对人员的要求
7 i- l& c& A* o0 d# A
3、心理素养

( {0 l' T" k; n心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
0 }& c: ^6 |7 u) V
& D3 T, q+ S7 x) g- c- v& ^注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

4 I9 g8 B/ G4 Q; y/ U5 i调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
* P6 u3 Y/ r1 s# T: L
4、角色意识

) U# F' V; u; j+ o* Y" n7 w做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
% R# d8 l( n( ^8 u
全局意识

, Y6 M% k/ a" F$ d2 Q3 R责任意识
- N; j$ f% ]0 i7 B8 r
创新意识
, @) `8 q7 H$ v4 z) \* ]/ G
# k) X2 F% V+ B& t, L奉献意识

信息意识

2 u+ g: V( V( N/ E程序意识
9 c. x/ v& j$ z' @+ }: z
6 w7 K9 I* R0 @学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
/ ^7 Q: ~# {$ O' b- p% n& ?8 ?
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
' k3 ]" z/ x9 K: D+ D5 ?
3 ~) e1 {. I1 y2 j# R7 W7 g2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
: T. `$ _9 x5 |8 m: ~0 i* O1 {
2 q+ U+ v  x$ h" U9 S: K. Y4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
$ T* k% L0 C- ~) V
2 h7 z% ]% J9 \6 q3 \4 j4 k领导测评办公室人员的20道题目
# @: Y9 R8 i- b" ~
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
1 L, f4 r" u, M
5 r7 p' @  j8 o- A& ?5 j能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
5 ?7 K4 I4 l1 d) K
能否制订新的工作制度或工作程序?
# ]' j! Q5 r0 [% p
他的工作有条理吗?

# F) r# m3 t& ?/ X' w3 ^2 P7．他是一个机智的人吗?
1 @9 y7 _* [% b: W7 {. I2 e
! F3 Q) ~! e9 q1 Z& B1 l能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

5 J5 N4 o4 E5 ^( E4 E1 ~能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
+ s) ?1 l$ w. L( U
领导测评办公室人员的20道题目
% @1 ^0 z: D+ U5 A
- }. T1 U6 l! i5 ^9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

& m8 V3 O  U* b10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

0 H9 {0 K: ~4 r7 `! t' \5 I( ]11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
) G, C/ @, ~  b$ S) K7 s
12．他是否有较广的阅读面和知识面?

* M& ?9 G" m1 }' k是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

  V8 _0 z2 e! I' |" a13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
+ O' n/ {; D2 w( T: c- ]& p
14．他是否有个人学习计划?
, V: G$ Z: H" W' z  c, S
$ ]% U3 D4 V7 Q. r6 ]  n是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

4 c6 ^4 ], E3 T; k5 I是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
+ e( a4 C& j) X3 A3 t8 m
15．他语言表达是否清晰?

4 c0 a. K/ A8 F* K能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
% o5 _' G2 G+ V4 B, o: ^
! i) m4 r5 _# |1 ^# t# S, D16．他是否按时完成每天的工作?

, y' P5 p% X4 W是否根据需要自愿在休息时间加班?

2 a' z5 U* L3 r" M领导测评办公室人员的20道题目
3 V& [/ p% O% W( J# E
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
3 R% e0 n3 ^( H; Y
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
7 q$ j6 F- W( p2 G( i# U2 ^. p
19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
$ r9 h- a+ M- e$ I+ \8 Q7 s# g7 ^
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
+ M6 ]  q, Q8 [8 {- K; Y
启示……

$ A# D7 k( h3 h1 U- t二、加强办公室建设
- \6 B, G/ `" b+ P
( S$ c& q6 _. Z7 {+ c; a（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
# n! F; ^- N' P* j1 y2 I3 b
8 f, ^. o6 k" S3 g2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
% W2 ]: m5 @9 S( _. Y6 k! t: R
. V/ w( j, L) W, K7 r4、大力倡导团队精神
4 d4 S& v- D6 m& I6 _* u! g" j
- R' e! o7 ~. U( {% U$ D（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

( k. Y" Z/ \1 f+ B良好的礼仪形象
3 D- H: L  e0 I* u$ H
' x* A" C; a+ f$ [+ u2 [' k良好的电话形象

良好的文字形象
. e9 J9 C2 I7 J! ]
良好的语言形象
: ?4 l& C) m2 [* T1 F! g; {
2 U" M$ W  Y. H. Z, N* [二、加强办公室建设

- \. b+ m' b( X) B: m: I（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
1 _+ B' |, F) t" X5 n
5 a6 J8 j7 n  g- X6 U% B4 g2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

: x  `* O- w+ f( C: [- y3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
# V  V6 d% ]5 b# Q+ l
! U3 ]$ i+ g# B# v* X1 t2 d5、随时让同事知道你对他的感激；

2 G1 o+ M; Z* ^! ?: O6、尊重个人隐私，公私之间分明；
4 [' H  p. Y6 I7 r0 y
% F2 R/ Z+ K# C$ Y7 U6 _8 H! m7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

- p' e9 e3 v0 A" j) B% I8、不居功自傲，有容人雅量。

4 f% n% `5 y" d$ m8 o三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
% }3 f' w3 H8 |/ v3 ~. W' U
3 j6 K1 k" n0 H9 A- n; a6 f; w) t1、设立会议承办部门和服务机构
- ?( y8 ?2 u3 _
2 n: q6 M8 F8 w; j2、协助领导确定会议目标和议题
9 x7 v1 c) z3 a
; }7 X/ S' T& s* O/ Y; D( y* u（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
* l+ g! G- [% @6 f: ~4 l
3 ^$ a9 [& F' p7 L) |. u# D3、拟订会议财务预算和会议方案
1 R; h6 }, U" P- G3 c1 b2 @0 o1 o2 l  w
5 C$ u2 U/ k& f4 B（1）拟订会议财务预算

# k) Y9 f3 s/ s7 x" O" g（2）拟定办会方案
5 i+ a7 N) K1 X7 N% y1 A9 }: U: o
+ q; I+ o1 S/ J( T（一）会议服务的基本内容
3 a( C& I5 e6 h9 u( ]( Z
, s' |5 j: I$ a- ~" T会前准备工作
) C0 W5 u6 E, a! g
4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
9 ?; X; L; C: c5 N% z, f4 U
! B8 y( j# ?' {- c( K8 ?3 e6、确定与会人员名单以及会议编组方案
' F1 \- N9 v" p: S
7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

/ F2 y0 f" o+ z, s" u/ f衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
4 Y! c1 L2 J, \1 U9 ?) K
主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~