浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

- ?5 V7 {9 w) _! Z6 o1 N　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

) S6 T# e' `! D! {9 T9 F　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
* `& D! h+ b8 w6 u$ V: y
% Z- V9 y' G+ e  I* j" `　　辅助内容的综合性

$ Z8 H0 Z% o' h7 p- F　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性

3 R  G" Q4 l) x+ W9 ~& q2 W2 p　　（3）、辅助决策的原则

" ^/ O/ Q  [# o+ q8 f, D6 ]1 @　　超前原则
9 h+ j6 g: h& }3 s) j( D0 H8 y
　　定位原则
$ X+ L1 _) v* \6 |, A
- d2 g' b3 |+ m7 C3 h0 O　　信息原则
2 r9 T( ~, m8 Y* x/ E4 Q1 f" n
　　谏诤原则
* N! ~$ P) d& m# {, u4 A
　　（4）、辅助决策的过程
; a$ B: `3 ~! Z" v4 R
　　协助领导确定目标

' c$ R* a# s2 f* Z8 g5 ]3 E　　协助领导设计方案

; _* }& n1 s/ [" d* S: _　　协助领导评优选优

7 S8 |% O# u: f' n0 s　　协助领导实施反馈
& C7 K0 G7 b0 Q
7 ]& L% w/ K( ^3 G) b* _) i$ ~　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

! A! O$ K2 F# h　　（2）、协调关系的特征

　　从属性
$ ]( s8 W( t" f+ y9 L8 ^2 M
　　广泛性
0 }. F0 a; ~0 e
" b* q" E% o3 b* D; e9 f# E1 w' \: m　　间接性

2 O; k  b6 e" ?8 L5 ?& ^3 _　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

% {1 \4 U( s- ?# J7 x' B　　客观公正
+ a9 i0 j+ j/ p! v& h6 C
　　平等协商
/ `3 [4 W/ r# w
　　注重整体

　　灵活适度

9 o& f3 m- ~/ p# h6 x4 X9 j) U$ @' ^　　（4）、协调关系的过程
7 `& C5 q# Z8 ?
　　摸清情况
, i. g) W; p; ~# v/ Y
　　找出症结
( Y5 m( y# N, u& Q% b2 `, |9 y
1 c2 W9 h/ e% @! q6 M　　恰当协调

. _5 v# X* e5 E2 w  q　　督促落实
2 Z7 A6 K: o) m8 t& }+ e- w3 }
　　检查反馈

6 V/ h) C: R8 Q3 @/ t　　3、处理信息
" X0 T" R' g) G9 }& [4 N  A5 ]* E) r
7 \2 T0 o! c9 I　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
- k" J+ P# e$ A  ~
　　（2）、处理信息的原则

, z) p. q4 d; s+ L& [$ @　　及时性原则
9 C, n5 S7 G# B+ H6 U: B& b
　　保真性原则

　　适用性原则

　　预测性原则
" W, X7 T+ J. M4 c* k1 V% B' S
2 @& X& C8 q: J: ~7 ~5 L( r* u+ d　　（3）、处理信息的内容
. I2 g5 X( j& D3 r1 Z
) w: I0 g2 M& F8 f+ j" [　　历史信息
0 P- Z6 P4 ^, k$ y7 d
　　上级信息
. }+ U" T* C, `; j. Z/ n- S( \
　　内部信息

( L6 g7 f2 s$ H2 c- f　　公众信息
3 s3 V  ~+ L5 x9 _- Y* f
* t- G& s+ e4 @　　社会信息
# F$ [8 ^% h9 h# m' S: E6 g) u
　　（4）、处理信息的过程
. H* a$ s0 `1 k! C
2 R  q9 X& T7 T  Q+ M: T8 v: c3 N　　信息的收集

　　信息的加工

　　信息的传递
" ^8 B9 D; t0 e* l% \- }' P
8 Y! k# B4 g5 x1 ]3 a　　信息的反馈
+ |6 v8 P" ~' ?0 u
' S' W2 P. w1 V/ ?& m2 t　　信息的储存
) p& W( D8 u+ r3 l( j5 s
　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

: h. z; b' U$ u# i- I8 D$ k　　（2）、办理事务的特征
& E2 K" J: ^$ B+ F# ]9 {
　　综合性

3 J( J( S3 ~/ A. {4 Q6 x　　服务性
; }% s& j+ E1 W" M5 S& ?
　　繁琐性

　　突击性

$ ?3 z, m; Y& t& c- g. i- H5 d　　（3）、办理事务的原则
% D3 v- Q% o. I+ V' h! [
　　被动中求主动

  m: w) n/ Q6 B　　原则中求灵活

6 ~4 b$ H' m  E, j3 t　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序

) n" Z$ i; \* n　　自然程序
! g) I$ l5 L: Z! \, ?  n
' u. O) ]; V# d8 F　　理论程序

6 Y  k* [, C5 F　　指令程序
: W: [1 J( f1 M
) C% t- }( @6 }　　法定程序
+ M4 y' U/ _& t6 ~
1 w& t% U! u" i2 @　　技术程序
" l+ j& B6 k5 U+ W7 _
3 d- g. M, q: h6 Q" v　　习惯程序
9 @" h3 W, t, p2 y4 o
　　二、秘书的职责
# O# m. z; z3 J2 D　　大致也有以下11个方面：

. O8 N1 Z5 d' t) o: h　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
+ L5 S6 t$ n, ^3 K: L5 H! y& Y
0 r7 E. Y8 t' F5 F- }. t- l$ h) {　　接待事务（来访接待、安排服务等）
9 m3 a) w4 f$ `5 Z3 G
, h- _$ V  C/ b6 r  r　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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　　行政事务

! m/ z* q9 y, p4 v- f/ a2 n　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

  I% E5 o3 C3 a9 F* C　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
. Q& x2 W: R& Y3 e, y
　　写作事务（各种文体的写作）

% n# Z5 ^% F1 T  `( N/ D　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

1 l5 j) f9 ]4 Z* i7 P　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务