秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就"办事"的学问作一番探讨。$ v' ?& y* L6 Q/ I4 b2 }
/ e x) J O: t一、如何办好领导交办事项: R& k' ]7 F9 c/ f% s1 t1 o
" ~2 U( y/ R0 f4 x(一)接受工作任务要弄清“三要素”' W0 v- j/ x4 X1 k
/ r/ n* m0 K8 F* K( e4 h5 X! e领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量,注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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% O2 j0 r/ j1 C/ u8 [- i(二)优化办事成果“三比较”, X, X% u' T$ [. Q3 N K" f( @+ z/ h
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
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(三)把握好办事“三形式”7 k2 I- o1 C! Y- Y$ N
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办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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5 [6 ]% k' ]3 M3 y0 b N: E(四)检验办事效率“三标准”
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。# J% F1 y5 V+ }+ w6 S
/ O5 o/ U9 s2 Z; W(五)向领导复命“三注意”
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