医院作为医疗机构,根据其规模、医疗对象、专业性质的不同,可分为大、中、小型医院、行业系统医院、专科医院,任务是承担科研、教学、预防保健任务,为人民群众身体提供卫生服务。医院内部管理水平、医院的生存与发展也就成为各级各类医院院长思考的重点。而作为医院院长参谋、助手的办公室主任,当如何发挥他的作用,本文仅从一般基层医院的角度浅谈医院办公室主任角色的扮演。' Q% F/ o% y6 ~6 Z' h0 R) g/ d
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一、医院办公室主任现状8 k0 G4 a- P' N# {- @) b
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(一)办公室是一个单位内部办理行政事务的综合办事部门,所处的位置既是“参谋部”,又是“事务部”,在单位领导的直接指挥下进行工作,直接为领导服务,并承上启下、联络各方,起到“枢纽”、“桥梁”的作用,是单位“中枢”、“心脏”所在,是单位领导的指挥机关,也是平衡上下、左右关系的协调机构,同时又是具体服务部门,是单位“门面”、“窗口”部位。
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医院也不例外。显然,医院办公室主任的地位和作用举足轻重。
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(二)医院办公室主任又是什么状况呢?不可否认,各级医院办公室主任作为院长参谋、助手,长期受益于领导的观察能力、思考能力、决策能力的直接传、帮、带和积极培养,加之自身实践的积累,成就了一批一批新的院长。但现状上,仍存在有医院办公室主任配备难、个人自身素质、甚或能力等诸多方面的问题。一是配备。组织考察可胜任的,多不愿“高就”,勉强可以考虑担当的,不够条件或水平有限;在任的,不理想,重任呢,又无人,等等。据笔者所知,由文秘专职、“能文能武”、“领导满意”者担任这一职务的,并不普遍,使办公室主任作用发挥大打折扣;二是个人自身素质。主要表现在勉强任职,本无足够条件或较强能力,却不注重提高,“半瓶咣当”,得过且过,势必给领导埋下“祸根”,给医院造成损失;三是能力不足。虽然有学历,既“红”也“专”,却力不从心,帮不了领导,甚至惹出麻烦,成为领导的心头之患等等。
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二、医院办公室主任素质要求
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随着经济社会的发展,医院如何改革,如何发展。改革的过程中,医院可能会在机构设置上做出适合本院选择,以精简机构,提高效能。办公室规模因职能范围调整而有所不同,工作人员的配备可能增加或者减少。那么,选拔称职的办公室主任应该提出哪些素质要求?3 h( @: ?8 {& g p) b: F
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办公室主任应该具备的基本素质是:坚强的政治信念,良好的思想品德,强烈的事业心和较高的管理才能。% C2 |1 Z; c( u8 y3 F0 K
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(一)政治素质。& t% j6 |7 V9 U. L3 F4 C
$ ^% U6 y, [6 t5 q) F5 @. B" ^必须具有坚定的社会主义、共产主义信念,坚持党的基本路线,要与时俱进,用马克思主义理论、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想武装头脑,在政治上时刻同党中央保持一致。
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0 t9 ^# h% R: V& J* j# g(二)思想品德。
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( }2 d# I7 t6 L# }8 j) V! B1、坚持原则。办公室主任要坚定不移地贯彻执行党和国家的政策、法规,遵守医院的各项规章制度。做到坚持原则,一是指导思想要明确;二是要敢顶歪风;三要不谋私利。
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2、任劳任怨。办公室主任要勇挑重担,吃苦在先,享受在后 ; 不计较个人恩怨和得失,不怕讽刺和打击;工作有了成绩不骄傲,出了问题不诿过;心胸开阔,大事不糊涂,小事不计较,“忍”为上,“和”为贵,不提困难,顶住压力,排除阻力,勇往直前。
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3、敢讲真话。办公室主任要敢于叙述真实情况,讲出反面意见。不夸大成绩,不缩小缺点,不颠倒黑白,不篡改上级指示,不歪曲下级要求和建议,如实上报下达。! t% T1 @: X: l. f, l" p. R" \8 K
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4、敢于纠正领导的缺点、错误。办公室主任对待本单位的领导,不仅要促进其发挥长处,更重要的是设法帮助其克服短处。避免领导的短处,一是敢于直言,有些问题要耐心多次地建议才能有效;二是注意关系,做好协调。 q6 K8 `8 a: n; ]: U4 k% O2 c
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(三)事业心。0 e0 o, g- C+ ?( n
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办公室主任必须热爱本职工作,对党和人民的事业无限忠诚,敬业兢业,克己奉公,为完成工作任务不惜牺牲一切,奉献一切。
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3 I" [7 |5 X, v( @* ^) Y; f7 ?(四)管理才能。( b! B6 Y3 \9 {* z1 O
2 t1 \+ k- d+ ^( y. V8 n: M办公室工作的性质,要求办公室主任具有敏捷的思维能力,能够敏锐地感受来自各方面的信息,并运用科学的方法对这些信息进行研究,然后做出判断。思考问题不因循守旧,墨守成规;对新事物敏感,热情进取,勇于探索,勇于创新;正确评价、采纳新的建议和方法,并在实践中加以运用;及时抓住群众感到而没有意识到的东西,不失时机地提出新目标;能够认识纷繁复杂的客观事物的本质,适时提出规划、办法和措施,推动工作前进。医院办公室主任要懂业务,会管理,熟悉医院流程,懂得办公室内部职责,是工作上的行家里手。
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" v( H- [/ O2 `, ?( P9 l( w三、医院办公室主任职责要求
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职责也就是工作任务。主要有调查研究参与决策、协助领导处理问题,用好部门干部、平衡关系,处理文件、工作把关等。; b! y7 N2 _" x$ ]
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(一)调查研究参与决策。办公室主任必须注重调查研究,这是参与单位领导决策的提前。要围绕党和政府的中心工作,围绕领导的意图决策,围绕单位中心工作和现实问题进行调查研究。通过调查研究,为领导决策提供参考方案。在领导决策过程中,还应积极提出合理化建议。# r1 U( e- S0 k
1 v- c4 t. I' Y2 F( y(二)协助领导处理问题。办公室主任要经常帮助领导处理工作中的问题。领导委托办的事项,应根据指示精神大胆去办,然后汇报;领导没有委托,应办、能办的事情,也应积极设法去办。有的是先办后汇报,有的是先请示再办。
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1 y3 [2 ~0 J/ G9 A) q) i/ X(三)用好部门干部。办公室主任要诚心对待干部,发挥他们的作用。要对他们讲心里话,他们出了问题,要主动承担应当承担的责任,不轻意向他们许诺,说话算数。关心他们,对他们政治上要关心,业务上要培养,工作上要帮助,多压担子,多教方法,生活上关怀,注意解决他们生活上的问题与困难,调动其积极性,不断提高他们的政治、业务水平。信任他们,要相信他们能够负担起自己的工作,放手使用,要给工作主动权,要尊重他们的意见。
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. e# y1 Z( R3 r ]8 O/ T+ G! T4 z( X(四)平衡关系。即协调各方面的关系,包括协调领导间的关系、协调领导与部门间的关系。协调、平衡关系,一要旗帜鲜明;二要讲究方法策略。领导间的问题,一不乱讲,二做工作;领导与部门间的问题,一弄清情况,二区别对待,问题如果在领导方面,要说服领导主动承担责任,问题如果在部门方面,在帮助部门端正认识;部门间的问题要分清矛盾的主、次。通过帮助、教育,使矛盾的主要方面主动向对方认错,说服矛盾的次要方面求大同,存小异,谅解对方。解决矛盾时,一时无法解决的,可采取调和的办法。: n, i1 b9 @2 h+ x1 t4 M) p
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(五)处理文件。这是办公室主任的一项经常性工作任务。处理文件包括阅文、批文、起草重要的文件、核稿、签发办公室文件等。: s9 @) y& a, y$ J
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(六)工作把关。在办公室主任的职权范围内,把好工作的关口。负责本单位领导决议的贯彻落实、督促、检查;需要领导表态或审批的事项,在提请会议或批准之前,要提出自己的看法,把住口子;督办领导授权和职责范围内的事项,等等。% q5 x9 s. B) B" B. \
|; \! Q7 P4 }' {# J( T1 l四、医院办公室主任的角色扮演: Q2 n, f: i- l. y6 B- W9 P
, _) T. F" s, H办公室主任的素质要求,决定了办公室主任的角色应当由什么样的人去扮演;办公室主任的职责要求,决定了办公室主任应该承担的任务,实现好,落实好这些任务,就需要看办公室主任怎么扮演,保障发挥好办公室主任及其办公室的作用。
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办公室主任的地位和作用举足轻重。担任办公室主任角色,就意味着责任和义务,作为医院办公室主任,是院长的参谋、助手,同时又是管理者,也是普通员工。这一角色的扮演需做到以下几个方面。
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(一)勤奋学习,具有丰富的理论知识和较高的政策理解能力。6 N- B! [4 }5 @5 @
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