公文写作经典语录

公文写作经典语录

' p2 ^; l8 P5 V# [1、        公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
2、        一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
3 o* s1 n6 G- L' f. l7 X: U3、        文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。
4、        上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。
6 m# C/ s% H) c! i6 }  j) z  n" r5、        用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。
6、        用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。
7、        用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。
. |  k: k! a! X- i. ?1 J2 x9 \8、        部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
- ^2 O  e3 g- o9、        公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种
) g$ x+ _8 N5 X2 I" F例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知
注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）
  ?, B9 E2 O8 L# L) q7 T/ i4 n10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种
例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
3 e# s4 `1 J) N: g/ r* ~; a) e" v注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。
. {* p5 i2 e) {5 e; c4 c! i例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》
8 ?% w( R2 V0 K8 O% r; K+ @$ f11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。
   注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。
* x8 u& B' ?3 c: m. J  z9 b6 s+ F12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
; V& A5 Q. Q( O13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。
14、请示的标题：关于+事由+请示
- m  u0 T8 m- b1 z1 Y0 s    编写的守则：导言+主体+结尾
  t8 V5 `' H4 L$ _    导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。
    主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？
$ ^% z/ u* G2 M. _& J    结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。
3 h  J  T# J& g% ?+ k    注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。
/ R4 f! C6 V  e9 i" P15、批复的标题：关于+事由+批复
    编写的守则：开头+正文+结尾
) s. q. ~0 z5 g    开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。
# d6 L) N8 A: h0 A    正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
: W: i. Z) G$ b    结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。
    注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。
% X' ~! n- {) f! ^16、通知的标题：关于+事由+通知
5 Q7 j. N& s- A    编写的守则：导言+正文+结尾
导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。
6 j: U) x; a& u4 h1 {/ E 正文：通知事项
结尾：以上通知，请遵照执行。
( `9 }0 Z; m0 C8 v4 L 注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。
会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
: O( J( O/ }3 l  F5 o 培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。
. S% i7 l$ [: Q/ Q6 K6 W17、报告的标题：关于+事由+报告
9 Z6 e. ?  j. V; N! d* Q; G; y编写守则（三段式）：          情况——做法——问题（意见）
                           情况——问题——建议
7 W: q2 R0 e! b- B) D* z+ Y  （只选其中一种或两种写）    情况——原因——下步做法
                              情况——原因——责任及处理意见
   注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。
% n' U, |3 T* v9 L  q7 }( J/ x   报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。
   报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”
18、函的标题：关于+事由+函
编写守则：开头+正文+结尾
+ n% c# }8 x, O' M开头：简洁写明发函的缘由
# K5 u' f& L1 E) f$ F正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求
2 s2 i) p- }6 h8 ~结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
. d1 z) s% a6 K注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
' O% Z9 ?4 A# d; |& ?$ T7 D19、决定的标题：关于+事由+决定
4 c4 q9 |3 q  W# H: c4 N$ D) f. t4 W编写的守则：导言+主文+结尾
导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。
7 p$ O( U$ I3 u6 f1 ?3 U 主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
/ h" Q7 P, o4 T$ o 结尾：提出希望、号召、实施要求。
20、通报的标题：关于+事由+通报
# \3 e; L- A# X% X4 t; f' _编写的守则：导言+正文+结尾
导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。
1 w6 c% E. K( a+ Q* f4 i6 S$ T) B正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。
7 Y+ \/ Q+ t4 c5 c% [0 [0 i. X结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。
6 H/ m# I9 O8 e/ M! d) J' i注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。
# N# o* B/ c: p& t& j6 u3 i21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要
1 W9 M2 s7 G) q' _; d 编写的守则：会议概况+会议内容+结束语
会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
# j: S  x/ y6 F3 p& j& u 会议内容：会议的重要发言和决议。
! Z& j1 a% C/ }+ ]# E5 \' n 结束语：希望与要求。
22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。
5 D4 t) Q7 x7 d* R23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
9 ~! U5 \" Y3 T& l3 w9 F9 R24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
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