一段：发通知6 b0 R H0 i, C6 F
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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0 k' k5 G, A( {1 R+ |2 |0 l二段：抓落实& x6 A6 R+ Z r) x9 M$ k
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到 X' i, ~/ H, ^. ?( Z! v
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三段：重检查
2 X$ x" z8 s1 a! }发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间; @) q6 w4 |" ?8 z' ]1 _
, q5 d+ A7 C9 T* a: j8 }. |四段：勤准备! @7 l6 U8 C" @& R8 ~
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议 G, m, I$ f( T6 X/ C3 v
( u' D3 V- b4 n' _. J4 G: Y五段：细准备
' t& L9 H0 h# [+ I5 ]发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）; Z0 k' k% [( c% w9 I% ~+ I2 M1 r. ~
! o, E' Q/ L. x. g C; I/ o六段：做记录 m5 e9 A/ t' @. ?* N
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）5 r) M- y. [* o, B; c. j
' B0 T7 ?0 s" ]& F- ?# _5 A七段：发记录8 |/ l( t7 T0 v, O
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员3 a; X7 q8 { u' n% `% v; I
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八段：定责任4 d, e8 t4 H+ i( [5 D; |" o
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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n" q3 \- w/ }2 N' z& c3 g九段：做流程
4 `# h0 W) \5 \: M( H8 w7 C3 p把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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