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mso-font-kerning:0pt">2012 1 G/ I# f# o; x) y* F4 x7 ]* |
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 & K( C4 V/ `# s& H5 N* P5 K: {
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% J E* M1 p0 |/ e yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 f- j' {- Y2 b1 u J! {: |! s
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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. G1 F \) Y8 @8 W' ]: C+ a4 a$ R: F$ T& R! V1 M# Q8 U4 X4 q
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。: f+ j: O1 i5 b' ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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0 {6 l% ?& D) `% l# \8 F6 ]" C) |2 \3 b/ b6 R
mso-font-kerning:0pt">1. 3 P2 ~7 p* d4 a& Y! G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 1 y. w Z' G/ O$ z$ \
; N2 f9 u& I7 j6 M* r- N& U" k* M' j+ |+ ~2 m4 Y5 t! B/ n( w, u" D
mso-font-kerning:0pt">2. 8 r& w, M& z7 r$ |+ G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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" f: E3 j9 k6 O* O) @$ H$ U, D0 s4 I% Y9 O6 u! r+ T; Imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。4 _9 S9 }" N |; S: Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 s2 h- ?- B' |9 K$ c \# K5 |
/ t+ m B/ a. \: I1 a5 T7 O# D+ f9 o& T% Amso-font-kerning:0pt">1. ; w+ G9 r. C# R; ]% i& U2 N) K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 / o! K7 L1 U9 n N8 {& G2 L
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6 T/ D( Y. K4 @% o" x4 |# e q* lmso-font-kerning:0pt">2. ) ^& }$ r% [* E4 H! t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 9 V3 d0 q" r5 }, U8 T- d
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mso-font-kerning:0pt">3. ; A7 R7 \) B8 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 6 B8 t% D: y2 u3 E3 V) B8 E' `
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;3 z. T/ K) Y, _4 k8 Y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。0 Z4 O4 r) {7 C6 z! F- K
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mso-font-kerning:0pt">1. - [0 ?9 `. P& V* B- b8 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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$ e2 k) d j% C7 h. ?mso-font-kerning:0pt">2. , P' `( A/ h( E; v1 l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ' q+ X9 J' b9 ` D. `, f1 D
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mso-font-kerning:0pt">3. 4 b8 [8 k5 a* @3 y, Z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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. ^1 c# R3 P1 J0 k% N" emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。 F* ?9 W3 p+ G' `$ [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
% g4 @% S1 ^; @0 c$ d/ \6 a* I# j: o( v0 `+ J V' D
- E; r- {) V/ V ^: D% s9 h6 g* @mso-font-kerning:0pt">1. 6 o# |! l; `! b0 C T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
2 }- m l+ E( h/ y7 x, a ^. s; I: V, K: ~0 a; a& g# h# U; P$ N8 w5 S
1 _. }; S& ~8 n" G" d1 _! ?2 J: `mso-font-kerning:0pt">2. ( ?# |* P0 G7 k0 L( ^* f6 E G* g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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( H; u0 @6 `; N$ h# C4 ]) L1 N) B2 i( {9 j- Z, G8 ]mso-font-kerning:0pt">3. 7 {0 m. g7 S6 S# U: R9 x; Q ~+ e8 _# j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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( v" Q8 r; a8 m7 \5 P- {- emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。/ o/ o% z! X3 q, u E1 Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
& e# b; u" @# t0 A* Y6 O! G( b( j. L6 C' O
- n4 S# }8 A) ]2 T1 s8 }5 r( w
mso-font-kerning:0pt"> 0 ?6 z7 i/ P/ s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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0 ?6 M9 K8 n& p+ l# Y8 M1 Tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考2 i! c- b9 v+ W& Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:5 j j0 f" V3 [
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 3 j/ `: r* f; i* V$ H) M: \
U0 V7 j- ?7 g! o: J8 F4 K4 O9 r" \2 s, H( icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:- `5 e( g. j. a; V4 a
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + e% U: E' X% K7 |5 I' L
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:6 x0 P6 ] Y6 i2 _9 d
AR-SA">） | 
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