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3 V1 q2 |& ?/ jmso-font-kerning:0pt">2012 4 v. ^/ \/ n; c: Q, g2 Y7 v H
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 0 m6 s: |! r9 Q( U0 W
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6 a: l1 n) r8 z/ \" W3 u4 Mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容% C7 E( |2 G5 R7 w9 y X9 f* scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 i5 }. A# o( l+ K3 j
( R% `5 B7 [8 ]2 L' V" Y8 k# r- L0 h/ G7 j& Imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( q r& v/ _" w0 V6 n/ h, v$ O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / E$ _0 @, _2 U$ h5 u" C4 Z. K
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mso-font-kerning:0pt">1. - @! ]8 Z8 w; Z$ R, t3 ~" @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. & q4 n$ Y O# |1 @: Q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 * ]. w4 a0 R- T# n
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- R9 |* Z( L' b3 o& U# {mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。6 p8 m5 c( b1 Y) kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 6 m# c c* p" r/ a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. + V; \: |) B/ D: F+ k/ j5 v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; ]! Y- I4 @: i; W8 l: o J+ P' u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。7 C0 w1 q. ^; E6 ^2 o/ Q
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mso-font-kerning:0pt">1. % z5 g+ P% n+ s s* U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 4 B9 ]1 e+ |$ i9 o X- S. P1 k0 |2 F; G
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0 o! E0 } Z9 v$ \9 amso-font-kerning:0pt">2. ; ~1 \+ k+ {, K d Y0 ^" a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 , J9 y% a5 p7 }5 k4 }3 d/ Z
, H3 h: w# f8 E- L4 h/ j2 l' ?, q( q5 o) gmso-font-kerning:0pt">3. , m ~0 g- w& ?1 Y" p/ U8 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% |$ `" d2 O8 G# wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - O6 t8 j% I5 x4 m) s
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mso-font-kerning:0pt">1. 8 X* z* J1 M! O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 : h/ J' w# O+ I1 d" U" b8 a
* j) ?) {" |: q4 X; F7 |9 g" D
6 h/ W; N ^* v6 R. H, {7 Mmso-font-kerning:0pt">2. 2 Q) A4 k( r. ^/ f0 O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 5 G4 l; N4 N/ ^1 e; P" l1 s
9 i! v0 T3 N5 ]" {# L9 `2 M, r+ f) z4 ~9 `; t. _9 Jmso-font-kerning:0pt">3. - M, X6 N0 ]: W1 g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& W0 a \- M7 q7 k* N# r
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : i" i6 B4 l1 K. q4 X1 q4 ]5 C
1 u# \ \! x! n6 L7 k3 V. E( u+ F% Hmso-font-kerning:0pt"> 6 t7 k5 I- B1 r% J* S: ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % P& G0 ~4 j5 w& v/ ?! B
6 v% V. v' W/ Z* G- e) S) _5 [. S8 p/ t: L9 d& Mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考/ i" U. v3 N' R/ Gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
8 V$ ^0 ~/ s, v& ?; h/ z0 b* W5 ]0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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- c- R0 L4 e8 }1 T) h5 W! w% `8 R- m% _' d* g/ A5 D! Ycolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 B4 |# B: |. |6 o
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ) E8 R1 `% g# d$ N5 b" I0 y& lcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 w! g" u; D9 Z G6 S! H
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