情况报告的宏观结构与微观构成要素分析

根据《党政机关公文处理工作条例》，报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。基于此功用定位，报告通常分为三种类型：工作报告、情况报告、答复报告。后者容易分辨，但前面两类容易混淆，为此，有必要对工作报告和情况报告加以区别。

! b- ^( ~3 y9 K* A+ a' _8 W

工作报告是向上级汇报本单位工作开展情况、做法、经验及问题的报告。情况报告是向上级反映某种临时性情况、突发事故、重大事件的报告，这类报告主要是反映正常工作运转中出现的新情况、新问题、重大问题，针对特殊情况、突发事件、意外事故、个别重大问题的发生、应对、处理时使用的文种。简单地说，情况报告中所反映的“情况”，应是一种“非常情况”。与工作报告相比，情况报告突出的是工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。在信息化时代，情况报告的使用越来越普遍，本文着重对情况报告的宏观结构和微观构成要素作一分析。

一、情况报告的宏观结构

" u: Z+ |1 L" B 3 h' `, P( g1 w, f( }$ [' {4 }

日常工作中，大家所见到的情况报告的主要内容通常包括：概况、发生情况的经过、后果、对发生情况的原因进行分析或定性、提出处理意见及应对措施等等。不管是什么情况报告都偏离不了这些内容，如果把这些内容进行归类，大致可以归纳为三个基本问题：出现了什么情况——“情”，为什么会出现这种情况——“因”，怎样应对这种情况——“策”。这与人们的思维习惯“是什么、为什么、怎么办”相吻合，当然这也是领导及上级机关最想知道的三个问题，自然也就形成了情况报告必须回答的三个问题，由此也就构成了情况报告所特有的三大板块的行文思路：陈述情况、分析原因、提出对策，归纳起来就是三个字：“情、因、策”。请看例文：

例1：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的总体结构如下：

% D* D. c) n$ C# o. h, i0 k

一、事故简要经过

- N- A# t1 O( `+ Q( t9 [

二、现场处置情况

% `) u% @' o* I* A0 l; n

三、事故原因分析

: u& y& ~- W: {0 ~ / F" Q. B9 h3 U& D0 ~2 [( N9 y

四、防范事故措施

7 t, V1 s# o8 O, a

从该文结构上看，前两个部分介绍的是事故发生的过程和目前处理情况，是从两个角度来表达事故情况的，反映的是“情”字；第三部分是对事故原因的分析，反映的是“因”字；第四部分是为防范事故而制定的措施、办法或策略，反映的是“策”字。该报告表面上看是四个部分，实质上是三个部分：情、因、策。

& x5 E+ j( e8 u' G; I

请再看一例：

# V9 z, Z B2 |% f; v9 N

例2：《金川“7·9”矿难事故报告》一文的总体结构如下：

( {9 }, c& ^3 I% `- _/ U 4 {- I- w X: X. G5 P

一、事故概况

+ q( ~: _7 C) R3 A

二、事故单位基本情况

三、事故发生经过及抢救救援情况

* z! z0 w1 i7 y3 V, G) E3 ^ ' G; i, l. R) P/ ?, a9 @6 R j( {

四、事故原因及性质

, {+ d* n7 z) I, ]2 f1 V ( c* K: t# u, \+ {) z8 o# |) N9 E" ]

五、今后防范措施及建议

2 {1 k* r' ^. s

从该文结构上看，第一、二、三部分反映的是情况，第四部分主要反映的是原因，顺带反映事故性质，第五部分反映的是防范措施及建议，属对策范畴。该文总体上还是分为：情、因、策三个部分。

4 D3 Q( ?5 _2 y# T2 V4 C( K

以上两篇例文的宏观结构都包含三个部分：情况、原因、对策。不仅仅是这两例，平时我们工作中所见到的情况报告，只要对其结构稍加分析，基本上也都包含这三个部分。从逻辑结构上看，陈述情况、分析原因、提出对策三个部分逐层深入、层层递进，形成一个密不可分的整体，因此可以说，情况报告就是“情、因、策”的报告。

二、情况报告的微观构成要素

正如告知一件事情必须包含一些基本要素一样，向上级反映一个情况，也必须包含一些基本要素，比如：何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等。虽然写作者的思维习惯、表达的先后顺序、对问题的看法不同，各要素在文章中出现的形式、时机、先后顺序、详略程度也不尽相同，但不管什么样的情况报告，这些要素基本上都是应该具备的，否则，报告就可能出现信息不全。

例3：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的前半部分内容如下：

6 a" i" ?$ D1 r

20××年1月19日（何时），207国道东安县大江口乡荣家村路段处（何地），一辆牌照为粤BC4985号中型普通客车（何人/物）翻入路边水塘（何事），造成一起死亡6人、重伤2人、轻伤6人的特大道路交通事故（何果）。

2 X# z) B! d% S& s, \, w. k a4 _' ^% H8 A M6 s0 L$ d

一、事故简要经过（对概况中的要素进行具体陈述）

0 `; V' E# U, f' X. G; Y- d" q

1月19日6时40分（何时，具体的时间），司机张××（何人，具体的人物）驾驶粤BC4985号中型普通客车（非营运），从深圳返回新宁，当车辆行至国道207线2739km+618m（东安县大江口乡荣家村路段）时（何地，具体的地点），撞上路边的树后冲出公路，翻入路边水塘（何事，具体的事情），车上人员张×、刘×、李×、陈×、宋×、熊×6人当场死亡，袁×、李××2人受重伤，已送往××医院全力抢救，目前仍然没有脱离生命危险，赵×、孙×、李×、周×、吴××、范××等6人受轻伤，车辆严重受损（何果，具体的结果）。

: i E! {* i) K

二、现场处置情况（从另一个方面反映目前的状况）

/ o+ E, r( Z' c4 p' D 7 p1 [$ G1 y7 R# D

7时15分县交警大队接报后，大队长蒋××带领大队民警赶到现场，××县委、县政府高度重视，立即启动重特大道路交通事故应急预案，县公安局、安监、卫生等部门负责人迅速赶到现场，研究安排事故处理工作，全力抢救伤员。××市副市长朱××、省交警总队交管处林××处长、市交警支队周××队长相继赶到现场，指挥救援及现场勘查工作。现场成立了事故处理工作组，县委书记唐××负总责，下设伤员救治、群众思想工作、现场调查取证及善后处理三个工作小组，分工负责。由于组织有序，指挥得力，死伤者家属情绪基本稳定。

从前半部分结构看，首先是概况，概略地报告事故的大致情况，便于领导或上级机关及时掌握最终结果，这不仅是书面报告，也是口头报告必不可少的、开门见山必须陈述的内容。在概况里，把“何时、何地、何人、何事、何果”等微观要素简要地介绍一下，点到即可。随后，汇报事故的主要经过以及目前的状况。这是对概况中的微观要素进行具体的介绍，介绍的程度以清楚为宜，没有必要做过深过细的陈述。总的来看，前半部分是对宏观结构“情况”这一部分从微观上的陈述。

0 r) Q( C( ]1 P* V 3 a& e2 q& l7 Z" @- W1 S5 u- O3 E

再来分析该文的后半部分：

% b! b- D; Q2 L% c( M, f8 g5 M

例4：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的后半部分内容如下：

) o m1 a; k+ K$ y) j, v# [. `# ]* h

三、事故原因分析（分析何因要素）

1 \: Z# q& P. U# Z0 K 4 A; S4 y, M1 R# N1 f9 E/ ]; u

经现场初步勘查，与部分乘客交谈了解的情况看，此次事故的主要原因是：

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

; H4 M5 ]4 y& G

总之，情况报告从宏观上看，包含情、因、策三个大的部分；从微观上看，基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢？这也不一定。比如，有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求，有的要求在事发后1小时内上报，有的甚至要求边发现、边处置、边上报，在这么短的时间内要查明原因、制订措施，有时是难以做到的。例如，天津滨海新区爆炸事故过去了几天，仍未找到爆炸的真正原因。因此，有的情况报告，粗略地介绍原因和措施，甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的，应视具体情况灵活运用。正所谓：运用之妙，存乎一心。

5 a7 a& K8 V, r. n% b% a" X, ~/ s 8 X4 A" x! O O& ~- M! ]

, B. I) F% k+ t* d% ~) w7 k( `

（作者：桂林空军空降兵学院 王仕英 来源: 应用写作杂志社）

) h4 ]' Q' {3 C, o

 

总之，情况报告从宏观上看，包含情、因、策三个大的部分；从微观上看，基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢？这也不一定。比如，有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求，有的要求在事发后1小时内上报，有的甚至要求边发现、边处置、边上报，在这么短的时间内要查明原因、制订措施，有时是难以做到的。例如，天津滨海新区爆炸事故过去了几天，仍未找到爆炸的真正原因。因此，有的情况报告，粗略地介绍原因和措施，甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的，应视具体情况灵活运用。正所谓：运用之妙，存乎一心。; X% Q2 A, e' h* K% g r+ L ; G' P& t6 |; t( I) ]( y
4 a1 C; p6 T, h  W4 R) O( o& W6 Y) k. v: v 1 Y) V. @+ E2 [- c/ A1 P